بخشی از متن پاورپوینت مدیریت فرآیند ، در دیدگاه سنتی، مدیریت به عنوان یک ذوق تصور می‌شود. اما در دیدگاه مدرن، مدیریت به عنوان یک استعداد شناخته می‌شود که برخی افراد از آن بهره‌مندند. به عبارت دیگر، مدیریت یک هنر است که با استفاده از ابزارها و علم مدیریت، افراد می‌توانند بهبودی در عملکرد سازمانی و تصمیم‌گیری‌ها داشته باشند. در دیدگاه فرایندی، تمام جنبه‌های پدیده‌های آشکار و پنهان می‌توانند در برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌ها مورد توجه قرار گیرند و از آنها اطلاعات دقیق و آماری جمع‌آوری شود. این دیدگاه بر اهمیت دقت و داده‌های آماری در مدیریت تأکید دارد.
انواع سامانه
فرعی:
جزئی است که بر خود نظارت داشته و ضمن انجام وظیفه خاص، برای رسیدن به هدف معینی می کوشد .سامانه فرعی یکی از اجزای تشکیل دهنده سامانه بزرگتری است بنام سامانه اصلی.سامانه مذکور در حین انجام دادن وظایف خود ، در جهت تحقق اهداف سامانه بزرگتر نیز فعالیت می کند.
اصلی :
سامانه ای است که از به هم پیوستن چند سامانه فرعی پدید می آید.
سامانه های باز و بسته
سامانه باز :
سامانه ای که با محیط خود در ارتباط می باشد.
سامانه بسته:
سامانه ای است ساده که با محیط خود ارتباط بر قرار نمیکند و در بر خورد با محیط ، سازمان خود را از دست میدهد و یا جهت فعالیتش تغییر میکند .
چرا مدیریت فرآیند؟
- عدم اطلاع برخی مدیران از تمامی فرآیندهای حوزه ماموریت
- تفاوت در روشهای اجرای فرآیندها در واحدهای مشابه
- فاصله گرفتن بسیاری از فرآیندها با طراحی های اولیه یا استانداردها
- کاهش شدید کیفیت خدمات،کاهش رضایت مشتریان، افزایش بیکاری محسوس و نامحسوس،کاهش بهره وری
- عدم تمرکز بسیاری از کارکنان و مدیران بر نتایج فرآیندها
- عدم حمایت برخی اهداف سازمانی توسط فرایندهای موجود
- روشن نبودن مسئولیت ها و تداخل مسئولیت ها در برخی فرایندها
- تعدد نقاط تصمیم گیری در هر فرایند و طولانی شدن سیکل انجام فرایند
- بخشی نگری در بهبود فرایندها
- عدم اندازه گیری سیستماتیک عملکرد فرایندها
- الگو برداری پراکنده در توسعه فرایندها
نگرش فرآیندی
نگرش فرآیندی به سازمان به عنوان مجموعه ای از عناصر و اجزای متعامل (دارای ارتباط متقابل)نگاه می کند که به دنبال تولید یک برونداد یا محصول نهایی است.
نگرش فرآیندی کمک می کند تا به این سوالات پاسخ دهیم؟
- مجموعه ما برای ایجاد چه تغییری بوجود آمده است؟
- چه فعالیتهایی دراین سازمان انجام می شود؟
- در نتیجه این فعالیتها چه تغییراتی حاصل می شود؟
- ارتباط این تغییرات با تغییر نهایی چیست؟
- ارتباط این فعالیتها با یکدیگر چگونه است؟
- آیا می توان فعالیتی را در مجموعه شناسایی کرد که تاثیری بر محصول نهایی نداشته باشد؟
اهداف مدیریت فرآیند
- برقراری ارتباط بین گام های مورد نیاز برای انجام کار
- ایجاد ثبات رویه و کاهش تنوع سلیقه در انجام عملیات
- افزایش ارزش افزوده
- مستند سازی
- افزایش کارایی ،سودآوری،کیفیت فرآیندهای تولید خدمات
- امروزه روش مورد توجه جهت بهبود عملکرد سازمان، بررسی فرآیندها در سازمان است.
- فرآیند گرایی مبنایی برای شفافیت بیشتر در فرآیندهای سازمانی ایجاد می کند.
- استقرار سامانه مدیریت فرآیند در سازمان موجب بهبود فعالیتهای سازمان می شود.
- دیدگاه فرآیندی این امکان را فراهم می سازد تا تمام فعالیتها بر روی نتایج مورد نظر یا محصول مربوطه تمرکز یافته و مصلحت جامعه مورد بحث و بررسی قرار گیرد.
وقتی فرایندها مدیریت میشوند که:
- متولی داشته باشند.
- اهداف مشخصی در جهت دستیابی به اهداف سازمانی داشته باشند.
- دارای نقشه فرایند باشند. Process Map
- شاخص های فرایند تعریف شده باشند.
- قابل کنترل باشند.
- برای رسیدن به اهداف فرایند دارای برنامه بهبود و توسعه باشند.
وظایف متولیان فرایند
- مشخص نمودن ریز فرایندها
- اندازه گیری عملکرد فرایند
- کنترل همسویی اهداف فرایند با اهداف سازمان
- الگو برداری از تجارب دیگران در توسعه فرایند
- فرهنگ سازی و بهبود مستمر فرایند
- هماهنگی با سایر ذینفعان در تغییرات فرایند
تعریف فرآیند
- فرآیند توالی واقعی و منطقی فعالیتهای مرتبط با هم است.
- مجموعه ای از فعالیتهای مرتبط با هم یا موثر بر هم که ورودیها را به خروجی ها تبدیل می کند.
- فرایند مجموعه‌ی فعالیتهای به هم پیوسته‌ای است که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده،طراحی و پیاده شده است.
- فرایند مجموعه‌ی فعالیتهای به هم پیوسته‌ای که با یک فعالیت مشخص آغاز می‌شود و با یک فعالیت مشخص پایان می یابد.
- فرایند عبارتست از یک سری فعالیتهای مرتبط به هم که برای رسیدن به هدفی خاص انجام می شوند.
- فرایندها وسیله تبدیل منابع به کالاها و خدمات برای برآورده کردن نیاز مشتریان هستند.
انواع فرآیندها
فرایندها شامل دو گروه اند:
(فرایندهای صفی): فرایندهایی که کالاها و خدمات را به مشتریان می رسانند.
(فرایندهای ستادی): فرایندهای پشتیبانی مدیریت که پشتیبانی لازم را از فرایندهای تامین منابع به عمل می آورد و جهت گیری آنان را مشخص می کنند.
فهرست مطالب
مدیریت
هفت برنامه مصوب بمنظور تحول اداری
انواع سامانه
چرا مدیریت فرآیند؟
نگرش فرآیندی
اهداف مدیریت فرآیند
فلسفه مدیریت فرایندی
وظایف متولیان فرایند
انواع فرآیندها
روش شناسایی فرآیندها
رسم نمودار جریان فرآیند
استانداردهای فرایند
استانداردهای برونداد
مراحل ایجاد مدیریت فرایند
انواع برنامه ها در واحدهای ستادی
ماموریت سازمان ما چیست؟