پاورپوینت، اصول و روش های کار تیمی برای دستیابی به موفقیت در سازمان‌ ها و پروژه‌ها بسیار حیاتی هستند. تعامل مؤثر، اشتراک دانش و تجربیات، تعیین وظایف و مسئولیت‌ ها، و تحقق هماهنگی بین اعضای تیم از مولفه‌ های اساسی این اصول می‌باشند. افزایش انگیزه اعضا، تشویق به تفکر خلاق و حل مسائل به صورت گروهی نیز جزء اهداف اصول کار تیمی است. با پیروی از این اصول و روش‌ها، تیم‌ها می‌توانند به بهبود بهره‌ وری، کاهش تعارضات و دستیابی به اهداف مشترک خود برسند.

تیم چیست و چه تفاوتی با گروه کاری دارد؟

مفهوم کار تیمی در حقیقت آن قدر ساده است که اغلب مردم فهم آن را بسیار عادی می پندارند و همین مسئله که آنها با این فرض ، کار تیمی انجام میدهند مشکل ساز است چراکه آنها در اصل کار گروهی انجام می دهند . به طور معمول هرکس تجربه حضور در یک جلسه و ایفای نقش در آن و یا مواجهه با یک گروه جدید از همکاران و انجام کار جمعی را داشته است اما اینها صرفا مثال هایی از گروه های کاری اند.

یک تیم به تعداد کمی از افراد گفته می شود که دارای مهارت های تکمیل کننده یکدیگر بوده و دارای مقاصد ، اهداف و رویکردی مشترکند که بر مبنای آن ها بهم پیوند میخورند و به یکدیگر تکیه میکنند یا به بیانی دیگر تیم به یک گروه کاری گفته میشود که تمامی شرایط یک تیم واقعی را داراست و اعضای آن کاملا به شکوفایی و موفقیت یکدیگر متعهد هستند.اعضای تیم بهم وابسته اند و این بدین معنی است که عدم فعالیت یک عضو از تیم باعث عدم انجام کار تیمی میشود.در واقع کار انها اثر متقابل بر یکدیگر دارد اما به عکس ، گروه های کاری ، گروهی از افراد هستند که با یکدیگر کار میکنند و از راهنمایی یک نفر بهره می برند کار شخصی در انها بیشتر نمود دارد.

علل احساس نیاز به کار تیمی

پیچیدگی وظایف و کارها
نیاز به خلاقیت
مشخص نبودن مسیر آینده: نیاز به انعطاف‏پذیری
استفاده بهینه از منابع
افزایش بهره‏وری, اثربخشی و هماهنگی
نیازبه یادگیری
نیاز به تعهد و پشتکار قوی
پیاده‏سازی برنامه و طرح‏هایی که به همکاری دیگران نیاز دارد.
چند وظیفه‏ای و میان رشته‏ای بودن کارها و فرآیندها

انگیزه های پیوند دهنده افراد درگروه / تیم

نیازهای مادی / فیزیکی
بقا/ رقابت/ترس از قدرت بیرونی / فشارهای محیطی
نیازهای عاطفی اجتماعی
امنیت/ وابستگی/ حس تعلق
دورنما و اهداف مشترک
پیشرفت/توسعه/ آرمان گرایی
اصول و ارزش های مشترک
یگانگی/ ابتکار و ابداع/ سودمندی اجتماعی

محاسن کار تیمی

افزایش انگیزه‏های پرسنل
هم‏افزایی و افزایش بهره ‏وری
ارضاء شغلی
تعهد مشترک اهداف
بهبود ارتباطات
افزایش مهارتهای شغلی
افزایش انعطاف‏پذیری
افزایش خلاقیت

معایب کار تیمی

اصطکاک در تقسیم کار و تصمیم ‏گیری
کاهش بازدهی، بخصوص در ابتدای شکل‏ گیری تیم ها
مشکل همسو کردن اهداف فردی، گروهی و سازمانی
به تعویق افتادن اجرای کار به بهانه نظرخواهی و مشارکت
سازش و گروه سالاری تحت عنوان اجماع
توجیه سوء مدیریت و نبود رهبری
عدم استفاده بهینه از تخصص‏ها و درگیر شدن همه در کاری که تخصص آنرا ندارند
از این شاخه به آن شاخه پریدن، اتلاف وقت در جلسات بی‏نتیجه

آفات کار تیمی

حد اعلای ضعف هر تیم
به سبب نبود تعهد و مشارکت واقعی
نبود برخوردهای سازنده زمینه ساز عدم تعهد است
قصور در ایجاد اعتماد زمینه ساز آفت دوم است
آفت نخست بی اعتمادی اعضای تیم به یک دیگر است

بی‌ اعتمادی

اعتماد نقطه ثقل تمام تیم‌های کارا و یکپارچه است، زیرا که کار تیمی بدون اعتماد شعاری بیش نیست. اعتماد در کار تیمی به معنای اطمینان خاطر و پشت گرمی اعضای تیم از حسن نیت همتایان و اعتقاد به این که در گروه کسی درصدد ضربه زدن به دیگری نیست و اعضا از این حیث احساس امنیت و راحتی می‌کنند، در نتیجه در مواجهه‌های خود حالت دفاعی به خود نمی‌گیرند زیرا که حمله‌ای در کار نیست که نیاز به تدافع معنا پیدا کند.

اعتماد آفرینی میان اعضای تیم، کاری زمان‌بر و مشکل است اما چون پایه و اساس کار تیمی است، نهادینه کردن آن لاجرم است. لازمه فراهم ساختن آن کسب تجربه مشترک در گذر زمان، شواهد مکرر از وفای به عهد و قرارها و درک عمیق ویژگی‌های منحصر به فرد اعضای تیم است.

شاید بتوان در زمانی کوتاه گام های نخست اعتماد آفرینی را برداشت، این روش بسیار ساده است، اعضای تیم در جلسه‌ای به چند پرسش کوتاه از زندگی شخصی خود پاسخ می‌دهند البته این پرسش ها نباید از نظر ماهیت، بیش از حد محرمانه و خصوصی باشند. اعضای تیم با توصیف این صفات یا تجربه‌های بی‌خطر، رفته رفته با یکدیگر پیوند شخصی برقرار می‌کنند. این کار احساس یگانگی و درک متقابل را قوت می‌بخشد و رفتارهای نادرست و غرض‌ورزانه را تضعیف می‌کند.

روش دیگری که باعث می‌شود اعتماد آفرینی در گروه افزایش یابد بکارگیری بازخور 360 درجه‌ است. این ابزار در بیست سال گذشته متداول شده است و نتایج بسیار سودمندی برای تیم‌ها داشته‌اند. این ابزار کمی در اعضا احساس خطر ایجاد می‌کند زیرا همتایان را وادار به داوری و قضاوت درباره یکدیگر می‌کند و فرصت انتقاد سازنده را فراهم می‌آورد، لذا برای استفاده از این روش باید گروه به حداقل باورهایی از اعتماد دست یافته باشد. در اصل این ابزار باید برای بالندگی افراد استفاده شود زیرا بدون آسیب وارد کردن به ایشان، فرصت شناخت توانایی‌ها و ناتوانی‌ها را فراهم می‌کند.

در این میان نقش رهبر تیم از همه اعضا مهم‌تر است، او باید خطر کند و خود را در معرض انتقاد دیگران قرار دهد تا دیگران هم جرأت کنند و شرایط اعتمادآفرینی را تقویت نمایند. البته یادآور می‌گردد فعالیت‌های رهبر گروه در این راستا باید واقعی و صادقانه باشد والا باعث تقویت رفتارهای سیاسی‌گونه و ریاکارانه می‌گردد. (یعنی نتیجه عکس می‌دهد.)

عدم تعهد

درکارهای تیمی، تعهد اعضا تابعی از وضوح تصمیمات و دخالت ایشان در فرایند تصمیم‌گیری یا تصمیم‌سازی است، زیرا که تقریباً سرنوشت‌سازترین فرایند هر تیم، تصمیم‌گیری درباره مسایل و اقدامات است.وضوح و دخالت حقیقی اعضای تیم در تصمیم‌گیری، استوار بر اصل اعتماد است. هنگامی که روحیه اعتماد در میان اعضای تیم حاکم باشد، تصممیات به صورت واضح (نه سیاسی‌گونه) بیان می‌گردد و همه اعضا به راحتی و با اطمینان از اینکه مورد آسیب دیگری قرار نمی‌گیرند در تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری مشارکت می‌کنند.

فضای تصمیم‌گیری در تیم باید به نحوی باشد که همه اعضا به راحتی نظر مخالف خود را با استدلالهای خود بیان دارند، در غیر این صورت جلسات تصمیم‌گیری تبدیل به برنامه‌های فرمایشی جهت اعلام ابلاغیه‌های افراد اثرگذار می‌گردد. در این وضعیت مدیران در تشخیص جهت حرکت و تعیین اولویت‌ها باعث ابهام و سردرگمی می‌شوند، فکر و خیال و توهم و گمانه زنی‌های سیاسی‌گونه و پشت پرده در میان اعضای تیم دامن زده می‌شود.

اعضای تیم با برداشتن گامهایی به سوی بیشینه کردن وضوح تصمیم‌ها و مشارکت‌ اعضا در تصمیم‌گیری و بیان رأی و نظرشان و پرهیز از برخورد سیاسی‌گونه، تعهد اعضا را تقویت می‌کنند. روش دیگر که زمینه‌ساز آن وجود اعتماد کامل میان اعضا است این است که در پایان جلسات وظایف اصلی هر یک از اعضا در راستای عملی کردن تصمیم گروه، به طور صریح ذکر شود، البته یادآور می‌شود اگر اعتماد کافی در میان اعضای گروه نباشد این روش ممکن است موجب رنجش اعضا گردد.

گره زدن اعتبار افراد تیم به اعتبار و هویت تیم حرکتی است که باید به باور تیمی تبدیل شود و شاید بتوان گفت معنای حقیقی تعهد تیمی باشد. نقش رهبر تیم در هدایت تصمیمات نقشی تعیین کننده است، وی باید با صداقت کامل اعضا را به مشارکت در بحث‌ها ترغیب نماید و تمام تلاش خود را در راستای واضح نمودن تصمیم‌ها و یادآوری وظایف بکار گیرد.

عدم مسوولیت‌ پذیری

پاسخگو بودن افراد در قبال مسوولیت‌هایی که بر دوششان گذاشته می‌شود اصلی است که راه فرار از آن عدم مسوولیت‌پذیری است.در تیم‌های کاری اعضایی که تعهدی در خود نسبت به تیم و فعالیت‌های آن احساس نمی‌کنند، مسوولیت فعالیت‌ها را نیز برعهده نمی‌گیرند، البته ایشان کمی فراتر از این بیان می‌دارند و عموماً می‌گویند: «هر که تصمیم گرفته خود عمل کند.»در مقوله تعهد بحث شد که گرانی گاه تعهد افراد مشارکت در تصمیم‌گیری است، حال آنکه مسوولیت پذیری افراد تیم نیز صددرصد برخاسته از تعهد ایشان نسبت به تیم و وظایف تیمی ایشان است.

یک روش ساده برای تمرکز بر مسوولیت خواهی و پاسخگویی، بیان واضح هدفهای تیم، وظایف هرکس و حتی نحوه رفتار هر یک از اعضای تیم در جهت موفقیت تیمی است، زیرا که مهمترین عامل بازدارنده مسوولیت پذیری و مسوولیت خواهی ابهام در عملکرد و ابهام در وظایف است. روش دیگر این است که رهبر تیم به هر یک از اعضای تیم بازخور فردی دهد یعنی نسبت به نتایج فعالیت‌های ایشان موضع گیری و رفتاری متناسب داشته باشد، البته نباید فراموش نمود.

که این روش تا حدی کارساز است که موجب تفرق و فردگرایی نگردد زیرا نباید با اصل کار تیمی ایجاد تعارض نماید. نقش رهبر تیم در این راستا نیز بسیار سنگین است.از سوی دیگر گام اول را خود رهبر تیم باید بردارد یعنی شرایطی را فراهم آورد که اولاً سایر اعضا از وی در مقابل فعالیت‌هایش، مسوولیت‌خواهی کنند و دوم اینکه خود نیز در برابر توضیح خواهی همتایان، پاسخ‌گو باشد.

بی‌ توجهی به اهداف تیمی

شاید بتوان گفت بدترین آفتی که اعضای یک تیم به آن دچار می‌شوند، توجه هر یک از اعضا به هدف‌ها و نصاب‌هایی غیر از هدفهای گروه است.بسیاری از کسانی که در حلقه‌های تیمی قرار می‌گیرند، آن جایگاه را پله‌ای برای ترقی و پیشرفت خود می‌بینند لذا حفظ مقام، جایگاه و منافع خود را بر منافع و نتایج و اهداف تیم ترجیح می‌دهند. البته باید یادآور شد که فضای کاری تیم در گرایش افراد به این ورطه بسیار مؤثر است.

در تیم‌هایی که امنیت شغلی و اعتماد متقابل کمرنگ‌تر است، توجه به اهداف شخصی بیشتر دیده می‌شود.البته گرایش افراد به کسب منزلت فردی اصلی درونی در تمام انسانهاست، تنها باید این اصل به باور اعضا تبدیل شود که کسب مقام و منزلت تیمی به معنای کسب منزلت فردی برای یکایک اعضای تیم است، یعنی موفقیت یا شکست تیم در حقیقت موفقیت یا شکست اعضای تیم است از این رو باید سهم هر یک از اعضا در دستاوردهای تیمی با شفافیت و صداقت پرداخت شود. نقش رهبر تیم در تقسیم قدرشناسی و پاداش به کسانی که موجب بالندگی و موفقیت تیم را فراهم آورده‌اند، همچنان حساس و تعیین کننده است.

کار تیمی روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند و تیم های کاری بیشتری تشکیل می‌شود. در سازمان‌های مختلف هنگامی که افراد با یکدیگر بهتر کار می کنند دستاوردها هم به لحاظ کمی و هم به لحاظ کیفی بهتر می‌شود. اما در نهایت باید دانست که تیم، مجموعه‌ای از افراد است که هریک پایه‌ای از ارکان فعالیت تیمی را به دوش می‌کشند.

آنچه هر عضو از تیم باید انجام دهد این است که سهم وظیفه‌ای خود در تیم را به نحو احسن و اکمل انجام دهد و تیم را برای رسیدن به اهداف نهایی اش به جلو براند و از سویی با هوشمندی نسبت به آفات و موانع موفقیت تیمی، موضعی مناسب بگیرد و یکپارچه با کمک دیگر اعضای تیم اعتماد، تعهد، مسوولیت‌پذیری و حرکت به سوی اهداف تیمی را تقویت نماید.