مقدمه
مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق دستمزد مجموعه ای از فعالیت های تجاری و عملیات پردازش داده های مربوط و مدیریت کارآمد نیروی کار شرکت است. در اغلب سازمانها مدیریت منابع انسانی از سیستم حقوق و دستمزد جدا است.
چرخه حقوق و دستمزد وظیفه تهیه،محاسبه و نگهداری لیست حقوق دستمزد را بر عهده دارد و مدیریت منابع انسانی عهده دار فعالیت های عمده زیر است.
- استخدام نیرو های جدید
- آموزش
- به کار گماشتن و تعیین شغل
- تعیین پاداش
- ارزیابی عملکرد
- اخراج
فعالیت های چرخه حقوق و دستمزد
منابع انسانی،ارزشمندترین دارایی یک بنگاه اقتصادی هستند.بنابرین هدف اصلی سیستم حقوق و دستمزد باید مدیریت موثر و کارآمد منابع انسانی سازمان باشد .
پنچ فعالیت اصلی چرخه حقوق و دستمزد:
- بهنگام کردن فایل اصلی حقوق و دستمزد
- اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان
- تهیه لیست حقوق و دستمزد
- پرداخت حقوق و دستمزد
- پرداخت مالیات های حقوق و کسور مختلف
بهنگام کردن فایل اصلی حقوق و دستمزد
اولین فعالیت در مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد به هنگام کردن فایل اصلی و دستمزد برای نشان دادن انواع مختلف تغییرات حقوق و دستمزد مانند استخدام های جدید، پایان قراردادهای استخدامی، تغییر در نرخ های حقوق و دستمزد یا تغییر در نرخ های کسورات است این اطلاعات توسط دایره مدیریت منابع انسانی شرکت تهیه می شود در واقع این اطلاعات مبنایی است که بر اساس آن دایره حقوق و دستمزد اقدام به محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان می کند .با توجه به این که دایره مدیریت منابع انسانی دسترسی مستقیم برای ایجاد تغییر در فایل اصلی حقوق و دستمزد را دارد کنترلهای ویرایشی مناسب و آزمون منطقی بودن تغییرات انجام شده در مورد همه تغییرات مربوط به حقوق و دستمزد انجام می شود.
تهدیدات و کنترل های مرحله به هنگام سازی فایل اصلی
1- تغییر غیرمجاز در داده های اصلی حقوق و دستمزد:
راههای مقابله :
- تفکیک وظایف
- کنترل های دسترسی مناسب برای ورود و خروج
- تعیین حدود دسترسی به سیستم
2- به روز رسانی اشتباه داده های اصلی حقوق و دستمزد:
راههای مقابله :
- کنترل صحت تغییرات ایجاد شده
- بررسی منطقی بودن داده های تغییر یافته
- بررسی قوانین و مجوزهای تصویب شده
اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان
مرحله دوم چرخه حقوق و دستمزد اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارکنان است این اطلاعات توسط دوایر مختلف گردآوری و برای دایره حقوق و دستمزد ارسال می شود.
در گذشته از کارت اوقات کار برای ثبت ورود و خروج در هر نوبت کاری و جمع ساعات کار انجام شده در طول یک دورة برای محاسبه حقوق استفاده می شد. امروزه با بهره گیری از فناوری های جدید مانند کارت های هوشمند ورود و خروج،شناسه های RFID و دستگاه های شناسایی بیومتریک،گردآوری داده های حضور و غیاب کارمندان بسیار ساده شده است .
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات
گردآوری الکترونیکی داده های حضور و غیاب کارکنان در مقایسه با گردآوری از طریق اسناد کاغذی، می تواند موجب پردازش بسیار کارآمدتر حقوق و دستمزد کارکنان شود این کار می تواند باعث کاهش زمان و اشتباهات بالقوه در مراحل ثبت دستی، رسیدگی کردن و در نهایت وارد کردن داده های حضور و غیاب کارکنان به سیستم شود.
تهدیدات و کنترل های مرحله اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارمندان
مهمترین تهدید در این مرحله داده های اوقات کار نادرست است.
راه کارها مقابله :
- خودکار کردن داده منبع برای گردآوری داده ها
- شناسایی بیومتریک
- تفکیک وظایف
- بازبینی سرپرستان
تهیه لیست حقوق و دستمزد
سومین مرحله در چرخه حقوق و دستمزد، تهیه لیست حقوق و دستمزد است داده های مربوط به ساعات کار انجام شده توسط دایره ای که کارکنان در آن کار می کنند، گردآوری شده و به وسیله سرپرست مستقیم آنان بررسی، تأیید و امضاء می شودو بر اساس فایل اصلی حقوق و دستمزد که توسط دایرة مدیریت منابع انسانی بهنگام شده است لیست حقوق و دستمزد کارمندان تهیه می شود.
لیست حقوق و دستمزد گزارشی است که ناخالص حقوق، کسور و خالص پرداختنی به هر یک از کارکنان را در یک فرم چند ستونی نشان می دهد.
از این لیست به عنوان مجوزی برای انتقال وجه نقد به حساب بانکی حقوق و دستمزد استفاده می شود
فهرست مطالب
مقدمه
نمودار بخش حقوق و دستمزد چرخه حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی
فعالیت های چرخه حقوق و دستمزد:
پنچ فعالیت اصلی چرخه حقوق و دستمزد:
نمودار گردش داده های چرخه حقوق و دستمزد
تهدیدات و کنترل های مرحله به هنگام سازی فایل اصلی
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات
تهدیدات و کنترل های مرحله اثبات صحت اطلاعات کارکرد و حضور و غیاب کارمندان
نگهداری سوابق مزبور به دو دلیل مهم است :
تهدیدات و کنترل های مرحله تهیه لیست حقوق و دستمزد
روشهای کنترلی مرحله پرداخت حقوق
تهدیدات و کنترل های مرحله پرداخت مالیات و کسورات
تهدیدات و کنترل های عمومی چرخه حقوق و دستمزد
تصمیم گیری های مهم، نیازهای اطلاعاتی