مدیریت بهره وری، فرآیند بهینه سازی منابع و فعالیت های سازمان به منظور افزایش خروجی و بهره وری بیشتر است. این شامل برنامه ریزی مؤثر، بهره گیری از نیروی انسانی با دانش و تخصص، بهینه سازی فضاهای سازمانی، پرداخت های عادلانه و توجیه انگیزه کارکنان، و آموزش مستمر افراد برای افزایش مهارت‌ها و کارایی در سازمان می‌شود. این تلاش ها منجر به بهره وری اقتصادی و بهبود عملکرد سازمانی می‌شود.
عوامل مؤثر در بهره وری
عوامل مؤثر در بهره وری سازمان‌های دولتی را می‌توان به دو دسته: عوامل برون سازمانی و درون سازمانی تقسیم کرد. در زیر به این دو دسته عوامل می‌پردازیم.
الف- عوامل برون سازمانی:
این عوامل خارج از سازمان‌های دولتی و بهره وری آنها را تحت تأثیر قرار می‌دهند. عوامل برون سازمانی مهمترین تأثیرگذارها در این زمینه هستند.
1- عوامل فرهنگی
فرهنگ جامعه نقش بسیار مهمی در شکل‌دهی به رفتارهای افراد ایفا می‌کند. ارتقاء بهره وری باید با توجه به فرهنگ مردم صورت گیرد. اگر بهره وری در فرهنگ مردم به عنوان مفهومی مثبت تلقی شود، این می‌تواند به ترقی بهره وری کمک کند. اصول، ارزش‌ها و عادات فرهنگی تأثیر زیادی بر رفتار کارکنان و بهره وری سازمان‌ها دارند.
2- عوامل اقتصادی
تغییرات اقتصادی مثل سطح حقوق و دستمزد عمومی، شرایط اقتصادی کلان کشور، نرخ بیکاری و تورم می‌توانند بهره وری سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار دهند. به عنوان مثال، در شرایط تورمی، افراد ممکن است برای حفظ توانایی خرید خود به کار کردن بیشتری بپردازند که این ممکن است بهره وری را کاهش دهد.
3- عوامل اجتماعی
عواملی مانند روابط اجتماعی مثبت و همکاری در سازمان، انضباط اجتماعی، سطح تحصیلات عمومی جامعه، ترکیب جمعیت، نرخ رشد جمعیت، سطح سواد و بهداشت و نرخ بیکاری می‌توانند بهره وری سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار دهند.
ب- عوامل درون سازمانی:
این عوامل داخل سازمان های دولتی و بهره وری آنها را تحت تأثیر قرار می‌دهند. مهمترین عوامل درون سازمانی به شرح زیر می‌باشند.
1- نیروی انسانی
ارتباط بهره وری سازمان با نیروی انسانی انکار ناپذیر است. زیرا عوامل مادی در دستان توانمند انسان قالب ریزی می شوند. انسان صاحب دانش و تخصص است که می تواند از منابع سازمان بهترین استفاده را نماید. بنابراین انسان بهره ور انسان با کیفیت است و انسان با کیفیت، انسان با دانش و تخصص است.
2- فضای سازمان
استقرار تجهیزات، ابزارها و ماشین آلات سازمان و طرز قرارگیری افراد در مکان‌های سازمان می تواند در چگونگی انجام کارهای سازمان تأثیرگذار باشد.
3- حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد پرداختی کارکنان باید در آنها ایجاد انگیزه لازم را فراهم آورد. به عبارت دیگر کارکنان باید مقدار حقوق و دستمزد پرداختی را با کار انجام شده خود مرتبط و منصفانه بدانند. معمولاً در نظام پرداخت بخش دولتی افزایش حقوق کارکنان ثابت و یکسان به صورت سالانه انجام می شود و آن عملاً رابطه ای با عملکرد کارکنان ایجاد نمی کند. تحقیقات بسیاری ارتباط بین حقوق و دستمزد و افزایش کارایی و بهره وری را در سازمان نشان داده است. پرداخت های سازمان به کارکنان باید براساس عدالت باشد. آنچه به عنوان معیار انگیزشی در حقوق و دستمزد به حساب می آید درک عادلانه و منصفانه بودن حقوق و دستمزد از جانب کارکنان است.
وجود نظام پرداختی که کارکنان منصفانه بودن آن را بخوبی لمس و حس نمایند از اهم امور در جهت افزایش بهره وری به حساب می آید.
بطور کلی افراد براساس تئوری برابری آدامز که یکی از تئوری های فرایندی انگیزش است، داده‌های خود را (تحصیلات، تجربه، کوشش و وفاداری) با ستاده هایی که از سازمان دریافت می‌کنند که مهمترین و مشهودترین آن نزد افراد حقوق و دستمزد می باشد، مورد بررسی قرار می‌دهند و بعد با مقایسه ستاده های خود با ستاده های دیگری و داده های خود با داده های دیگری، اگر احساس عدالت در آنها انگیزش ایجاد خواهد شد.
4- آموزش کارکنان
آموزش و پرورش کارکنان برای توانمند سازی کسانی که در دستگاههای دولتی مشغول هستند، امروزه در سراسر جهان یکی از برنامه های راهبردی مدیریت دولتی شناخته می شود، این بدان دلیل است که همه چیز به کیفیت آن گره خورده است.
شرکت آی بی ام (IBM) در سال 1985 2 میلیارد دلار بابت برنامه های آموزش کارکنان خود اختصاص داد، جالب توجه است که سود خالص آی بی ام در آن سال 6 میلیارد دلار بود. کارکنان ژاپن بطور متوسط سالیانه 28 روز در کلاس های ضمن خدمت شرکت می کنند.
آمار و ارقام توجه به آموزش نیروی انسانی در کشورهای راقی نشان دهنده اهمیت آن در توسعه بهره وری می باشد. بقول حکیم و دانشمند چینی کنفوسیوس «اگر برای یکسال میوه می خواهی گندم بکار اگر برای ده سال میوه می خواهی درخت بکار و اگر می خواهی برای صد سال زندگیت تأمین باشد در فکر ساختن انسان باش» و یا اشاراتی که اندیشمندان ایران زمین در باب اهمیت آموزش و فراگیری دانش نموده‌اند، که نمونه ای از آن به قرار زیر است.
توانا بود هر که دانا بود زدانش دل پیر برنا بود
(حکیم ابوالقاسم فردوسی)
بطور کلی آموزش و بالنده سازی کارکنان راهی جاودانه بسوی بهره وری پایدار در سازمان است.
5- تکنولوژی
انتخاب و بکارگیری تکنولوژی مناسب بعنوان ابزار و روشهایی که انجام کار را موجب می شوند در افزایش و یا کاهش بهره وری مؤثر هستند. انتخاب ابزار، ماشین آلات، روش‌ها و سایر ابزارهای تولید کننده کالا و یا ارائه دهنده خدمات در کاهش هزینه ها و افزایش ستاده های سازمان می توانند مؤثر باشند.
6- تشویق و پاداش
کارکنان باید برای انجام کارها بنحو مطلوب و تداوم در بهتر انجام دادن کار پاداش مناسب دریافت نمایند. مدیران در خیلی مواقع به این موضوع که پاداش هر چند کوچک بر عملکرد کارکنان تأثیر دارد، واقف نیستند. در این رابطه مثالی از نظر خواهد گذشت: فرض کنید برای انجام بخشی از کارهای سازمان از استراحت خود و خانواده تان چشم پوشی نموده اید و بعد از پایان آن کار جهت تحویل به مدیر خود مراجعه می کنید.
مدیر شما حتی زحمت لبخند زدن و تکان دادن سر و یا یک ابراز احساسات ساده را نیز به خود نمی دهد. آیا شما در انجام مناسب کارهای محوله همانند گذشته عمل می کنید و یا دلسرد می شوید؟ بسیاری پژوهش ها نشان می‌دهد عدم دریافت پاداش برای عملکرد شغلی استمرار در انجام کارها به نحو مطلوب را کاهش می دهد.
مدیران شاید بر این باور باشند که حقوق و دستمزد دریافتی کارکنان پاداشی همیشگی و مناسب برای آنها است. درست است که حقوق و دستمزد بعنوان یک عامل مهم در نگهداری و عملکرد کارکنان مؤثر است اما کارکنان خواهان دریافت پاداش های مختلف و متنوعی در ارتباط با عملکرد خود می باشند. پاداش می تواند مادی و غیرمادی باشد. پاداش شامل بسیاری موارد ساده همانند: لبخند زدن، تشکر کلامی، سر تکان دادن به معنای رضایت و … می باشد.
بر مدیران است تا با استفاده از مشوق ها و پاداش های متنوع و مختلف عملکرد مطلوب در سازمان را توسعه دهند.
7- فرهنگ سازمان
فرهنگ سازمان نقش مهمی در ارتقاء و یا کاهش بهره وری سازمان می تواند ایفا نماید. فرهنگ سازمان می تواند تشویق کننده تنبلی و تن پروری و یا پر کاری و تلاش، کیفیت و دقت در انجام کارها و …. باشد. فرهنگ سازمان می تواند مانع بهره وری و یا تسهیل کننده آن در مجموعه سازمان باشد.
پاسخ به سئوالاتی که به صورت نمونه ذیلاً می آید نشان دهنده توجه و یا عدم توجه فرهنگ حاکم سازمان به بهره وری می باشد.
- نگرش مدیران نسبت به افزایش بهره وری چیست؟
- اندیشه و نگرش کارکنان نسبت به کار، سازمان و ارتقاء و توسعه جامعه چگونه است؟
- آیا کارکنان نسبت به کار، سازمان و جامعه علاقه ای دارند؟
- آیا روش های سازمان در جهت اهمیت دادن به نیروی انسانی است؟
- آیا نیروی انسانی سازمان در تصمیمات مشارکت داده می شود؟
- آیا عملکرد خوب در سازمان مورد تشویق قرار می گیرد و پاداشی به آن داده می شود؟
- آیا جلوگیری از اسراف و تبذیر در کارکنان رواج دارد؟
پاسخ به موارد فوق گوشه ای از جنبه های بسیاری هستند که فرهنگ سازمان را تشکیل می‌دهند. داشتن فرهنگ سازمانی که در راستای افزایش بهره وری حرکت نماید، می تواند بهبود بهره وری را برای سازمان و ارتقاء سطح زندگی را در جامعه به ارمغان آورد.
8- کیفیت زندگی کاری
کیفیت زندگی کاری اشاره به کوشش روانشناسان، جامعه شناسان و سایر دانشمندان علوم اجتماعی در راستای توجه به نیازهای انسانی و قرار دادن آنها در محتوی شغلی است. یعنی علاوه بر تخصصی کردن کارها که مرهون زحمات افرادی همچون آدام اسمیت و فردریک تیلور می باشد.
توجه به نیازهای روانی کارکنان را مورد نظر قرار می دهد. بحث های طراحی مجدد مشاغل که با برنامه های گردش شغل، گسترش شغل و غنی سازی شغل برای ایجاد کیفیت زندگی کاری معنا می یابد، همه برای بهبود کیفیت و کمیت کارهایی است که توسط کارکنان صورت می گیرد. از دیگر برنامه های کیفیت زندگی کاری ایجاد محیط کاری بدور از تنش های عصبی، ایجاد روابطی مبتنی بر صمیمیت، اجازه ابراز عقیده به کارکنان و مشارکت آنها در تصمیمات می باشد. بطور کلی سازمانی که برنامه های کیفیت زندگی کاری را دنبال می کند، افزایش و بهبود بهره وری را درون خود شاهد خواهد بود.
9- سبک و روش مدیریت
سبک و روش مدیریت سازمان با بهره وری ارتباطی مستقیم دارد. بطور مثال؛ روش و الگوی مدیریت مکانیکی در کوتاه مدت بهره وری را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد و شاخص های بالای بهره وری را در کلیه عوامل (تولید و خدمات) نشان خواهد داد.
اما در این روش (مدیریت) رشد بهره وری پایدار نخواهد بود و بزودی از سرعت و پایداری آن کاسته خواهد شد. در روش مدیریت ارگانیکی علی رغم اینکه در ابتدا شاهد رشد چشمگیری در بهره وری نخواهیم بود اما در بلند مدت شاهد رشد شاخص های بهره وری در سازمان خواهیم بود. پژوهش ها نشان می دهد اگر خواهان رشد بهره وری در کوتاه مدت هستیم روش مکانیکی پاسخگو می باشد، اما اگر رشدی مستمر و پایدار در بهبود و ارتقاء بهره وری را می خواهیم باید از روش ارگانیکی در سازمان استفاده نمائیم.
این مطلب در دو نمودار شماره 1 و 2 قابل مشاهده است. البته بیان این نکته لازم است که تغییر سبک مدیریت در سازمان امری دلخواه و تصادفی نمی‌باشد بلکه شرایطی در ایجاد آن دخیل است که ما را در انتخاب سبک و سیاق مدیریت هدایت می کنند. بطور مثال توانایی نیروی انسانی، تکنولوژی و … می توانند در انتخاب سبک مدیریتی تأثیرگذار باشند.
عوامل موثر برای افزایش سطح بهره وری
بطور کلی عوامل موثر برای افزایش سطح بهره وری را می‌توان چنین برشمرد.
1- بهبود کیفی عامل کار
با توجه به اینکه نیروی انسانی مهمترین عامل در بهبودی بهره وری میباشد لذا می‌توانند با بکارگیری نکات ذیل موجبات ارتقای بهره وری را فراهم نمایند.
الف: نگرشهای مثبت کاری، به‌عنوان مثال غرور داشتن در کار و متمایل به پیشرفت مستمر.
ب: کسب مهارتهای جدید و ارتقای تخصص با کمک آموزش.
ج: کمک به همکاران در مواقع لزوم و اجرای کارها به صورت گروهی و دسته جمعی
د: مشارکت در برنامه‌های بهبود بهره وری همچون کمیته‌های بهره وری، طرح پیشنهادها، نظام جامع کیفیت مدیریت و گروههای کنترل کیفی
ه: انجام درست کارها از بدو امر
و: حفظ سلامت جسمانی و تغذیه مناسب افراد
ز: انگیزش مناسب کارکنان از طریق اعطای پاداشهای مادی، تفویض اختیار، ایجاد محیط دوستانه و روابط غیررسمی بین کارکنان
ح: بالا رفتن سطح آموزش مستمر و مداوم نیروی کار
ط: انجام پژوهش و تحقیقات متناسب با کار
ی: سپردن کار به کاردان و گماردن افراد در مشاغل متناسب
ک: ایجاد شرایط خوب کاری و تفریحات سالم برای کارکنان
ل: بهبود روشهای انجام کار
م: استفاده از سیستم مکانیزه و روش خودکار
ن: حذف مراحل زاید
2- بهبود روابط حاکم بین مدیر و کارکنان
الف: بکارگیری سبک مدیریتی صحیح و علمی
ب: توجه مدیریت به مشکلات کاری و زندگی کارکنان
ج: ایجاد سیستم اطلاعاتی مدیریتی صحیح جهت استفاده مدیران از اطلاعات و آمار درست و دقیق درباره عملکرد سیستم و عملیات انجام شده و سایر اطلاعات مورد نیاز.
د: ایجاد روابط دوستانه و صمیمی مدیریت با کارکنان
ه: دادن آگاهی و شناخت به کارگران و کارکنان درباره اهداف و وظایف سازمانی و جایگاه افراد درآن.
ز: ایجاد روحیه همکاری و مشکل گشایی در سازمان و باور داشتن آن توسط مدیران و کارکنان.
ج: کوشش و پشتیبانی مدیریت در زمینه مدیریت مشارکتی و بهره وری.
ی: بهره‌گیری از سرمایه‌های درونمرزی و برونمرزی در فعالیتهای تولیدی و دارای ارزش افزوده و پرهیز از مصرف در امور غیر ضروری غیر تولیدی.
3- بهبود در بکارگیری رهاوردهای فناورانه
الف: استفاده از ماشین آلات و تجهیزات بهتر و سرمایه گذاری بیشتر در تجهیزات و ماشین آلات.
ب: اهمیت دادن و استفاده از قدرت نوآوری و خلاقیت کارکنان و پژوهشهای کاربردی آنها
ج: تحولات و پیشرفت فنی و دگرگونیهای فناورانه
د: استفاده صحیح و کامل تجهیزات فنی و فناوری‌ها
ه: ایجاد واحدواحدهای تحقیق و توسعه و اهمیت به جایگاه آنها
و: انجام پژوهش جهت دستیابی به فناوری برتر و کاهش هزینه‌های تولید و ابداع محصولات جدید و کیفیت برتر و افزایش تولید.
ز: یکپارچه کردن صنایع و ایجاد واحدهای عظیم و تولید هنگفت جهت صرفه جویی ناشی از تولید انبوه.
ج: تغییر و دگرگونی در کیفیت مواد اولیه و بهبود آن
ط: تغییر دگرگونی در فرآیند ساخت و عملکرد سیستم و بهبود شیوه‌ها و فنون مهندسی صنایع.
ی: استفاده از تدابیر ارگونومی (مهندسی انسانی یا دانش هماهنگ سازی میان انسان، محیط و ماشین) به منظور سلامتی، شادابی، رفاه و ایمنی کودکان
فهرست مطالب
عوامل موثر در بهره وری سازمان
عوامل مؤثر در بهره وری
عوامل موثر برای افزایش سطح بهره وری
عوامل داخلی بهره وری بنگاه
عوامل خارجی بهره وری بنگاه
دو شیوه مدیریتی برای افزایش بهره وری:
چه ارتباطی بین بهره وری و مشارکت کارکنان (مدیریت مشارکتی) وجود دارد؟
گامهای شناسایی مشکل عدم بهره وری و حل آن
رضایت شغلی و بهره وری
کلیدهای بهبود بهره وری
منابع بهبود بهره وری
فواید بهره وری
منابع